CURSO GRATUITO DE MS PROJECT – LOS PROYECTOS (1/2)

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Muy buenas noches mis amigos(as) de CivilMac , hoy empezamos con este curso de Ms Project , el capitulo de hoy sera netamente introductorio y  teórico , tratare de ser lo mas claro posible y de hecho tambien tratar de resumir los conceptos para que puedan asimilarse de una  manera rapida , por motivos de no hacer muy extenso este articulo , este capitulo  lo dividiré en 2 partes.

 ¿Que es un proyecto?

La guia de PMBOK (Project Management Body of Knowledgement)  es un estandar en la gestion de proyectos desarrollado por el Project Management Institute (PMI).

Segun el PMBOK :

Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un unico producto, servicio o resultado

Un proyecto es temporal , porque tiene un principio y un final definido. Tiene una duracion determinada:

Ejemplo:   2 meses , 1 semana , 1 año , etc .

El final de un proyecto se alcanza:

  • Cuando se logran los objetivos del proyecto.
  • Cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos.
  • Cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto.

Todo proyecto crea un producto , servicio o resultado unico. Aunque puede haber elementos repetitivos en algunos entregables del proyecto, esta repetición no altera la unicidad fundamental del trabajo del proyecto. Por ejemplo. los edificios de oficinas son construidos con materiales identicos o similares o por el mismo equipo, pero cada ubicacion es unica: con un diseño diferente, en circunstancias diferentes, por contratistas diferentes , etc.

 Un proyecto puede generar:

  • Un producto que puede ser un componente de otro elemento o un elemento final en si mismo.
  • La capacidad de realizar un servicio ( por ejemplo, una funcion comercial que brinda apoyo a la produccion o distribucion).
  • Un resultado, tal como un producto o un documento (por ejemplo, un proyecto de investigacion que desarrolla conocimientos que se pueden emplear para determinar si existe una tendencia o si un nuevo proceso beneficiara a la sociedad)

Caracteristicas de un proyecto:

  1. Tiene un objetivo especifico y mensurable. Usted sabe que el proyecto ha terminado cuando se han alcanzado con exito los objetivos del proyecto.
  2. Los proyectos usan recursos. Los recursos no son solo las personas, los recursos pueden incluir dinero, maquinaria, materiales y mas. La eficacia con que se asigne estos recursos es una medida clave del exito o fracaso de un proyecto.
  3. Todos los proyectos constan de tareas interdependientes, individuales. Ninguna pieza de un proyecto existe en el vacio. Si una tarea se ejecuta fuera de plazo o por encima del presupuesto, por lo general afecta a otras tareas, el calendario general y el costo total del proyecto.

¿Que es la direccion de proyectos?

La direccion de proyectos es la aplicacion de conocimientos, habilidades, herramientas y tecnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Segun el PMBOK, se logra mediante la adecuada aplicacion e integracion de los 42 procesos de la direccion de proyectos, agrupados en 5 grupos de procesos. Estos 5 grupos de procesos son:

  • Inicio.- Aquellos procesos requeridos para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtencion de la autorizacion para comenzar dicho proyecto o fase.
  • Planificacion.- Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendio el proyecto.
  • Ejecucion.- Aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la direccion del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo.
  • Supervision y Control .- Aquellos procesos requeridos para dar seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y  para iniciar los cambios correspondientes.
  • Cierre.- Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a traves de todos los grupos  de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo.

Dirigir un proyecto por lo general implica:

  • Identificar requisitos.
  • Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados segun se planifica y efectua el proyecto.
  • Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan, entre otros aspectos con:
    • El alcance
    • La calidad
    • El cronograma
    • El presupuesto
    • Los recursos
    • El riesgo

La relación entre estos factores es tal que si alguno de ellos cambia, es probable que al menos otro se vea afectado. Por ejemplo, un adelanto en el cronograma a menudo implica aumentar el presupuesto,  a fin de añadir recursos adicionales para completar la misma cantidad de trabajo en menos tiempo.

Si no es posible aumentar el presupuesto, se puede reducir el alcance o la calidad, para entregar un producto en menos tiempo por el mismo presupuesto. Los interesados en el proyecto pueden tener opiniones diferentes sobre cuales son los factores mas importantes, lo que crea un desafio aun mayor. Cambiar los requisitos del proyecto puede generar riesgos adicionales.

Dada la posibilidad de sufrir cambios, el plan para la direccion del proyecto es iterativo y su elaboracion es gradual a lo largo del ciclo de vida del proyecto. La elaboracion gradual implica mejorar y detallar constantemente un plan, a medida que se cuenta con informacion mas detallada y especifica y con estimados mas precisos.

Diagramas que ayudan a la gestión del proyecto

Los diagramas de Gantt , diagramas de redes y estructuras de descomposicion del trabajo ( EDTs) son herramientas de gestión de proyectos que se han desarrollado durante muchos años.  Estas herramientas son simplemente los graficos que puede utilizar para seguir los diferentes aspecto de su proyecto.

diagrama de gantt

Antes de que la gente use las computadoras para gestionar sus proyectos, los administradores de proyectos hacian estos diagramas a mano. Los grandes talleres de producción tenian un diagrama de red o un diagrama de gantt de 3 metros clavado en la pared. Afortunadamente, el software de gestion de proyectos ha hecho que estos diagramas se hagan con el computador y sean mas faciles de generar, actualizar y personalizar.

Un diagrama de Gantt representa las tareas en un proyecto con las barras que reflejan la duracion de las distintas tareas.

Los diagramas de Red , en cambio , no precisan detalles de los tiempos de un proyecto. En cambio, un diagrama de red muestra el flujo de tareas de un proyecto y las relaciones de la tareas entre si. Cada tarea esta contenida en una caja llamada nodo, y las lineas que fluyen entre los nodos indican el flujo de tareas.

 

 

diagrama de redes

A continuacion veremos una imagen de una estructura de descomposición del trabajo  , llamado también  (EDTs).

EDT

En la siguiente parte hablaremos sobre :

  • Ciclo de vida del proyecto
  • Caracteristicas del ciclo de vida del proyecto
  • La identificacion de su objetivo y el alcance del proyecto
  • Etapas del proyecto

 

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Christian Asmat Vidarte
Egresado de Ingeniería Civil en la Universidad Privada Antenor Orrego , con conocimientos en los software de SAP2000 , Civil 3D , AutoCAD, Revit , Risa 3D.
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